56 Consistent Transformation Toward Fit for Future Konsisten Bertransformasi untuk Menuju Masa Depan yang Sehat Ikhtisar Kinerja Keuangan Financial Performance Highlights Laporan Manajemen Management Report Profil Perusahaan Company Profile Analisis dan Pembahasan Manajemen Management Discussion and Analysis Realisasi Implementasi VMS VMS telah diterapkan di seluruh proses pengadaan WIKA dan menjadi sistem utama dalam pengelolaan vendor. Sejak implementasinya, VMS telah: a. Digunakan oleh seluruh vendor yang ingin bekerja sama dengan WIKA b. Terintegrasi dengan WISE untuk memastikan hanya vendor yang telah memenuhi syarat yang dapat mengikuti proses pengadaan c. Memudahkan pemantauan dan evaluasi kinerja vendor secara berkala melalui dashboard yang dapat diakses oleh tim terkait. 7. We-office Digitalisasi manajemen persuratan melalui konsep berupa Platform (web based and mobile) pada sistem persuratan WIKA yang berorientasi pada peningkatan efektifitas dan kemudahan pada karyawan WIKA. Melalui platform ini, diharapkan dapat mengoptimalkan tata laksana pembuatan surat, approval sampai dengan penugasan (disposisi) dan keterpaduan pertukaran informasi antar unit kerja di lingkungan Perusahaan. Karena kondisi saat ini yang terjadi adalah: a. Dokumen persuratan masih dalam bentuk kertas ( Hard Copy) b. Terjadi penumpukan kertas yang memerlukan tempat penyimpanan c. Proses disposisi yang memakan waktu lebih lama karena menunggu perputaran dokumen fisik d. Penandatangan dilakukan secara basah dan dibutuhkan kehadiran fisik orang yang menandatangani dokumen tersebut. Dengan adanya We-Office diharapkan: a. Meminimalisir penggunaan kertas di aktivitas persuratan dan menciptakan budaya paperless di lingkungan Perusahaan b. Menghemat tempat penyimpanan, karena dokumen digital bisa disimpan melalui penyimpanan external seperti flashdisk atau sistem penyimpanan online ( cloud) serta memudahkan tingkat ketelusuran dokumen persuratan tersebut. 8. Penerapan sistem WIKA Document Filling System (WDFS) Digitalisasi manajemen penyimpanan dokumen proyek dengan pengklasifikasian Dokumen secara Digital dan alih media ( Scanning dan Submit ke Sistem). Sistem penyimpanan dokumen WDFS WIKA berorientasi untuk meningkatkan efektifitas dan kemudahan pada penyimpanan dokumen-dokumen yang ada di lingkungan perusahaan. Pada saat ini kondisi teraktual adalah sebagai berikut: a. Penyimpanan dokumen yang terbagi dengan Divisi Legal sehingga dokumen yang belum waktunya dimusnahkan menjadi menumpuk, ruang dan fasilitas penyimpanan juga menjadi terbatas b. Penyimpanan dokumen masih dilakukan secara manual dan masih terjadi kesulitan dalam mencari dokumen c. Variasi kondisi dokumen yang disampaikan ke Divisi Legal dalam sistem WIKA Document Filing System (WDFS) sudah dalam kondisi terjilid sehingga menyulitkan proses scanning. VMS Implementation Realization VMS has been implemented throughout PT Wijaya Karya's procurement process and has become the main system in vendor management. Since its implementation, VMS has: a. Used by all vendors who want to work with WIKA b. Integrated with WISE to ensure only vendors who have met the requirements can participate in the procurement process c. Facilitates regular monitoring and evaluation of vendor performance through a dashboard that can be accessed by the relevant team. 7. We-office Digitalization of correspondence management through the concept of a Platform (web based and mobile) on WIKA correspondence system which is oriented towards increasing effectiveness and convenience for WIKA employees. This platform is expected to be able to optimize the management of letter making, approval up to assignment (disposition) and integration of information exchange between work units within the Company. Because the current conditions that occur are: a. The correspondence document is still in paper form (Hard Copy) b. There is an accumulation of paper that requires storage c. The disposition process that takes longer because it waits for the rotation of physical documents d. Signing is done wet and requires the physical presence of the person signing the document. With the We-Office, it is expected that: a. Minimizing the use of paper in correspondence activities and creating a paperless culture in the Company environment. b. Save storage space, because digital documents can be stored via external storage such as flash drives or online storage systems (cloud) and facilitate the level of traceability of correspondence document. 8. Implementation of WIKA Document Filling System (WDFS) system Digitalization of project document storage management with Digital Document classification and media transfer (Scanning and Submitting to the System). The WDFS WIKA document storage system is oriented to increase the effectiveness and convenience of storing documents within the Company’s environment. At this time, the actual conditions are as follows: a. Document storage is divided with the Legal Division so that documents that are not yet destroyed accumulate, space and storage facilities are also limited. b. Document storage is still done manually and there are still difficulties in finding documents. c. Variations in the condition of documents submitted to the Legal Division in the WIKA Document Filing System (WDFS) system are already in a bound condition making the scanning process difficult.
RkJQdWJsaXNoZXIy NTM2MDQ5